SaaS DMS là gì

Với sự phát triển của hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thì có khá nhiều các lĩnh vực cần phải kiểm soát, điều hành nhưng chi phí thuê những nhân sự có chuyên môn kinh nghiệm thì doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra chi phí thuê lớn. Cùng với đó, sự phát triển của công nghệ số đã mang đến nhiều phần mềm thông minh, giải pháp công nghệ giúp cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, hãy cùng  XTECH.BIZ tìm hiểu về nền tảng SaaS DMS là gì nhé!

Giới thiệu về phần mềm SaaS DMS

SaaS DMS là hình thức triển khai phần mềm DMS theo mô hình SaaS. Theo đó, các dữ liệu về hệ thống phân phối của doanh nghiệp như: khách hàng, đơn hàng, tuyển nhân viên, danh mục sản phẩm,... sẽ được quản lý tập trung trên nền tảng điện toán đám mây.

Xtech là nhà cung cấp dịch vụ Saas DMS uy tín nhất mà bạn có thể tin tưởng. Không chỉ thế, phần mềm DMS theo mô hình SaaS sẽ hoàn thành tốt các nhiệm vụ từ: quản lý cơ sở hạ tầng, an toàn dữ liệu, bảo trì,....

Phần mềm SaaS DMS có đặc điểm gì nổi bật?

Chắc chắn rồi, với những nền tảng ứng dụng thông minh và hiện đại của phần mềm SaaS DMS mang lại thì các doanh nghiệp sẽ cực kỳ quan tâm đến phần mềm này. Dưới đây, hãy cùng Xtech tìm hiểu về đặc điểm của SaaS DMS.

- Truy cập từ xa: SaaS DMS cho phép người dùng truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và khả năng làm việc từ xa.

- Quản lý tài liệu: SaaS DMS giúp tổ chức tự động quản lý, lưu trữ, và tổ chức tài liệu điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

- Chia sẻ và cộng tác: Hệ thống này cho phép người dùng chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng và cộng tác trực tuyến với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng.

- Bảo mật: SaaS DMS thường có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tài liệu quan trọng của người dùng. Điều này bao gồm quyền truy cập được kiểm soát, mã hóa dữ liệu, và kiểm tra an ninh định kỳ.

- Tích hợp dễ dàng: SaaS DMS thường có khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác, giúp dễ dàng chuyển đổi dữ liệu và tương tác với các ứng dụng khác trong môi trường làm việc.

- Tính cơ động: Vì SaaS DMS được cung cấp dưới dạng dịch vụ, người dùng có thể mở rộng hoặc thu hẹp sử dụng tài nguyên dựa trên nhu cầu thực tế của họ, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên.

- Tự động hóa quy trình: SaaS DMS thường hỗ trợ tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và giảm thiểu lỗi con người.

Nguyên lý hoạt động của mô hình phân phối dịch vụ  phần mềm thông minh SaaS DMS

Chắc hẳn có nhiều bạn chưa biết về mô hình SaaS DMS này hoạt động dựa vào nguyên lý nào và nó có thật sự hữu dụng không. Dưới đây, XTech sẽ chỉ bạn về cách hoạt động của mô hình phân phối dịch vụ SaaS DMS.

Nhìn chung thì mô hình SaaS DMS này hoạt động thông qua mô hình phân phối đám mây, có nghĩa là nó sẽ là một phiên bản duy nhất của phần mềm DMS trên máy chủ nhằm phục vụ cùng lúc cho tất cả các khách hàng đăng ký nó.

SaaS DMS sẽ hoạt động với trình tự cụ thể như sau:

Đầu tiên, tổ chức hoặc người dùng cá nhân sẽ đăng ký và mua dịch vụ SaaS DMS từ nhà cung cấp phần mềm. Thông thường, việc này được thực hiện thông qua trang web của nhà cung cấp hoặc thông qua một đối tác cung cấp dịch vụ.

Sau khi đăng ký, người dùng có thể truy cập vào SaaS DMS thông qua một trình duyệt web thông qua kết nối internet. Không cần cài đặt phần mềm hoặc cấu hình phức tạp trên máy tính cá nhân.

Người dùng có thể tạo tài liệu mới hoặc tải lên tài liệu đã có từ máy tính của họ lên hệ thống SaaS DMS. Hệ thống này thường hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, video, và nhiều loại tệp tin khác.

Bên cạnh đó, người dùng phần mềm SaaS DMS này sẽ có thể quản lý và tổ chức lại các tài liệu, tiến hành chia sẻ và cộng tác với nhiều thành viên trong tổ chức hơn.

Ngoài ra, hệ thống SaaS DMS thường có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và kiểm soát truy cập để đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dữ liệu cá nhân.

Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, thời gian, hoặc các tiêu chí khác để nhanh chóng truy xuất thông tin cần thiết.

Bài viết trên, XTECH.BIZ đã giới thiệu với bạn đọc về một hệ thống mô hình phân phối dịch vụ phần mềm thông minh đó là SaaS DMS cùng với đó là đặc điểm và nguyên tắc hoạt động của phần mềm thông minh đó.

Xem thêm:

Tìm hiểu phần mềm DMS là gì ?

Hệ thống DMS là gì ?