Chi phí phần mềm DMS gồm bốn phần: phí sử dụng phần mềm, phí triển khai ban đầu, phí đào tạo và phí tích hợp với hệ thống sẵn có. Mô hình SaaS tính theo số tài khoản sử dụng nên không phải đầu tư máy chủ; mô hình mua đứt trả một lần lớn nhưng kèm hạ tầng và phí bảo trì hằng năm.
Bốn cấu phần chi phí
| Cấu phần | Nội dung | Tính chất |
|---|---|---|
| Phí sử dụng | Thuê bao theo tài khoản, hoặc bản quyền mua đứt | Định kỳ hoặc một lần |
| Triển khai | Khảo sát quy trình, cấu hình, chuẩn hóa dữ liệu danh mục | Một lần |
| Đào tạo | Tập huấn đội sales, giám sát và quản trị hệ thống | Một lần, có thể lặp khi thay người |
| Tích hợp | Nối ERP, kế toán, hóa đơn điện tử, giao vận | Một lần, tùy độ phức tạp |
Phần lớn báo giá chỉ nêu rõ cấu phần đầu tiên. Ba phần còn lại thường mới là chỗ chênh lệch giữa các nhà cung cấp.
SaaS và mua đứt khác nhau ở đâu
| SaaS theo tài khoản | Mua đứt | |
|---|---|---|
| Chi ban đầu | Thấp | Cao |
| Hạ tầng | Nhà cung cấp lo | Doanh nghiệp tự đầu tư và vận hành |
| Nâng cấp | Thường nằm trong thuê bao | Thường tính phí theo phiên bản |
| Điều chỉnh quy mô | Thêm bớt tài khoản theo kỳ | Phải mua thêm license |
| Rủi ro | Phụ thuộc nhà cung cấp vận hành | Phụ thuộc năng lực IT nội bộ |
Với doanh nghiệp vừa, SaaS thường hợp lý hơn vì không phải bỏ vốn mua máy chủ rồi thuê người trực. X-DMS đi theo hướng này: thuê bao theo tài khoản, cập nhật tính năng theo tháng hoặc quý mà không thu phí nâng cấp.
Những khoản hay bị bỏ sót
- Chuẩn hóa dữ liệu. Danh mục sản phẩm trùng lặp, điểm bán thiếu tọa độ, tuyến chưa chuẩn — dọn phần này tốn người và thời gian, dù ai làm.
- Thiết bị cho đội thị trường. Nếu nhân viên dùng máy quá cũ thì app chạy chậm và họ sẽ bỏ dùng.
- Thời gian của chính đội ngũ. Vài tuần đầu vừa làm việc cũ vừa nhập liệu theo cách mới, năng suất giảm tạm thời.
- Đào tạo lại khi thay nhân sự. Ngành phân phối biến động nhân sự cao, nên hỏi trước là đào tạo bổ sung có tính phí không.
- Lấy dữ liệu ra khi ngừng hợp tác. Hỏi rõ định dạng và chi phí trước khi ký, không phải sau.
Cách ước lượng ngân sách
Phí sử dụng thường tỉ lệ với số người dùng, nên bắt đầu bằng việc đếm đúng số tài khoản cần:
- 1Nhân viên bán hàng đi tuyến — nhóm đông nhất.
- 2Giám sát và quản lý vùng.
- 3Nhân sự văn phòng: kế toán công nợ, trade marketing, quản trị hệ thống.
- 4Tài khoản cho nhà phân phối, nếu bạn muốn họ tự nhập tồn và đơn.
Sau đó cộng phần triển khai và tích hợp cho năm đầu. Từ năm thứ hai, chi phí thường chỉ còn phần sử dụng định kỳ.
Mức phí cụ thể phụ thuộc số nhân viên bán hàng và những nghiệp vụ cần bật, nên không có con số chung cho mọi doanh nghiệp. Cách nhanh nhất là gửi quy mô đội ngũ để nhận báo giá theo đúng phạm vi của bạn.
Năm câu nên hỏi nhà cung cấp
- 1Phí tính theo tài khoản, theo doanh thu hay theo số điểm bán?
- 2Thêm hoặc bớt người giữa kỳ thì điều chỉnh thế nào?
- 3Tính năng mới ra có nằm trong thuê bao không, hay tính phí riêng?
- 4Open API nằm trong gói hay là mô-đun mua thêm?
- 5Hỗ trợ sau triển khai gồm những gì và thời gian phản hồi cam kết là bao lâu?
Trả lời được rõ ràng năm câu này thì báo giá mới so sánh được giữa các nhà cung cấp. Xem thêm 9 tiêu chí chọn phần mềm DMS.
Câu hỏi thường gặp
- Phần mềm DMS có phải mua máy chủ riêng không?
- Không, nếu chọn bản SaaS. Mô hình này tính phí theo số tài khoản sử dụng, doanh nghiệp không đầu tư hạ tầng và không tự vận hành máy chủ. Bản triển khai tại chỗ thì cần máy chủ và người quản trị.
- Chi phí triển khai thường chiếm bao nhiêu?
- Không có tỷ lệ chuẩn vì phụ thuộc số chi nhánh, số nghiệp vụ cần bật và độ sạch của dữ liệu hiện có. Doanh nghiệp có danh mục và tuyến đã chuẩn hóa sẵn sẽ tốn ít hơn đáng kể.
- Có nên trả trước nhiều năm để được giảm giá không?
- Chỉ nên cân nhắc sau khi đã chạy thật ít nhất một quý và xác nhận đội ngũ dùng đều. Trả dài hạn ngay từ đầu làm mất đòn bẩy nếu chất lượng hỗ trợ không như cam kết.
Đọc tiếp
Thư viện