Phần mềm DMS là gì?

DMS viết tắt của Distribution Management System — hệ thống quản lý phân phối. Đây là phần mềm dành cho doanh nghiệp bán hàng qua kênh gián tiếp: sản xuất hoặc nhập khẩu, rồi giao cho nhà phân phối, nhà phân phối giao xuống điểm bán, đội sales đi tuyến chăm từng điểm bán đó.

Khác với phần mềm bán hàng tại quầy chỉ lo một cửa hàng, phần mềm DMS phải theo được hàng và tiền qua nhiều lớp trung gian, đồng thời quản lý con người đi ngoài thị trường.

Cách phân biệt nhanh: nếu doanh nghiệp bạn có nhà phân phối hoặc đại lý cấp 1, và có nhân viên đi thị trường chăm điểm bán, thì bài toán của bạn là DMS.

Khi chưa có hệ thống, mỗi khâu tự giữ số của mình. Hệ quả lặp lại ở hầu hết doanh nghiệp phân phối:

• Không biết nhân viên có thực sự tới điểm bán hay không, vì báo cáo do chính họ tự viết.
• Tồn kho nhà phân phối chỉ biết vào cuối tháng, khi đã trễ để xử lý hàng ngắn date.
• Khuyến mãi tính tay nên sai chiết khấu, khách phàn nàn, kế toán mất thời gian đối chiếu.
• Bốn file Excel cho ra ba con số doanh số khác nhau, họp xong vẫn không chốt được số nào đúng.
• Điểm bán ngừng mua cả tháng mới có người phát hiện.

Phần mềm DMS gom các khâu này về một nguồn dữ liệu: đơn tạo tại điểm bán, tồn cập nhật theo ngày, công nợ gắn với hạn mức, viếng thăm có tọa độ GPS làm bằng chứng.

Thiếu một mắt xích thì số cuối tháng không khớp. Ví dụ có đơn hàng nhưng không có tồn kho nhà phân phối thì không biết đơn đó có giao được không; có viếng thăm nhưng không có tọa độ thì không kiểm chứng được.

Tối thiểu nên có đủ các nhóm nghiệp vụ sau. Đây cũng là bộ mà X-DMS đang chạy:

1. 1Danh mục nền — hàng hóa, ngành hàng, nhãn hàng, đơn vị tính, nhiều bảng giá song song.
2. 2Khách hàng và địa bàn — điểm bán, hạng khách, miền/vùng/khu vực, tỉnh/quận/phường.
3. 3Tuyến — tuyến bán hàng tách riêng tuyến giao hàng, xử lý chồng lấn và bán trái tuyến.
4. 4Viếng thăm — check-in/check-out có GPS, ảnh chụp tại điểm bán.
5. 5Đơn hàng — lên đơn tại điểm bán, khuyến mãi và chiết khấu tự áp theo chính sách.
6. 6Khuyến mãi — chương trình, điều kiện, ngân sách, khuyến mãi tích lũy trọn vòng.
7. 7Tồn kho — tồn nhà phân phối, định mức min/max, kiểm kho, khóa sổ.
8. 8Công nợ — công nợ theo khách, hạn mức tín dụng, thu tiền và nộp tiền.
9. 9Trưng bày và POSM — đăng ký, phân bổ, chấm điểm, nghiệm thu chi trả.
10. 10Báo cáo và Open API — báo cáo dựng sẵn, API nối ERP và phần mềm kế toán.

Ngoài ra nhiều doanh nghiệp cần thêm nhánh mua hàng theo quy trình phiếu yêu cầu → đơn đặt hàng → nhận hàng → hóa đơn, và quản lý tài sản như tủ mát, kệ, bảng hiệu đặt tại điểm bán kèm khấu hao.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần ngay. Bốn dấu hiệu cho thấy đã đến lúc:

• Có từ khoảng 10 nhân viên bán hàng đi thị trường trở lên, quản lý bằng tin nhắn không xuể.
• Có nhà phân phối hoặc đại lý cấp 1, cần biết tồn kho của họ chứ không chỉ số đã xuất bán.
• Chương trình khuyến mãi nhiều tầng, tính tay bắt đầu sai.
• Ban giám đốc phải chờ tổng hợp thủ công mới có số để họp.

Nếu chỉ bán tại một vài cửa hàng của chính mình thì phần mềm bán hàng tại quầy là đủ; DMS lúc đó là thừa.

Ba loại này bổ sung nhau chứ không thay thế nhau. Dữ liệu thường chảy DMS → ERP/kế toán qua Open API, để không ai phải nhập hai lần. Chi tiết hơn ở bài DMS và CRM khác nhau thế nào.