Quản lý công nợ nhà phân phối

Bán qua kênh phân phối gần như luôn kèm công nợ: hàng giao trước, tiền về sau. Đây là công cụ cạnh tranh, nhưng cũng là nơi vốn bị chôn nhiều nhất.

• Công nợ theo khách — mỗi nhà phân phối hoặc điểm bán một sổ riêng.
• Hạn mức tín dụng — trần dư nợ tối đa được phép.
• Kỳ hạn thanh toán — số ngày được nợ tính từ ngày giao hàng.
• Công nợ quá hạn — phần vượt kỳ hạn, cần xử lý riêng.

Hạn mức đặt theo cảm tính là nguồn gốc của phần lớn nợ xấu. Ba căn cứ thường dùng:

1. 1Doanh số bình quân gần đây — thường lấy mức nhập trung bình của một tới hai chu kỳ.
2. 2Lịch sử thanh toán — khách trả đúng hạn nhiều kỳ liên tiếp mới nên nới hạn mức.
3. 3Hạng khách và tài sản đảm bảo, nếu chính sách công ty có yêu cầu.

Hạn mức nên được rà lại định kỳ, không đặt một lần rồi để đó. Khách giảm nhập nhưng hạn mức vẫn giữ nguyên là tình huống rủi ro âm thầm.

Đây là quyết định chính sách, không phải quyết định kỹ thuật. Hai hướng và hệ quả:

Phổ biến nhất là kết hợp: chặn cứng khi quá hạn, còn vượt hạn mức trong kỳ thì cho phép duyệt ngoại lệ và ghi log ai duyệt.

Chỉ nhìn tổng dư nợ là chưa đủ. Nên chia theo tuổi nợ để biết mức độ nghiêm trọng:

• Trong hạn — bình thường.
• Quá hạn dưới 30 ngày — nhắc, thường vẫn thu được.
• Quá hạn 30–60 ngày — cần người phụ trách theo sát.
• Quá hạn trên 60 ngày — dừng cấp hàng và đưa lên cấp quản lý.

Bảng phân tuổi nợ nên xem cùng danh sách khách ngừng mua. Khách vừa nợ quá hạn vừa ngừng nhập hàng là cảnh báo rõ nhất.

Trong nhiều mô hình, chính nhân viên bán hàng hoặc giao hàng thu tiền mặt. Khoảng thời gian từ lúc thu tới lúc nộp về công ty là rủi ro cần khép lại bằng quy trình:

1. 1Ghi nhận phiếu thu ngay tại điểm bán, gắn với đúng hóa đơn hoặc đơn hàng.
2. 2Nhân viên nộp tiền về quỹ hoặc ngân hàng, hệ thống ghi phiếu nộp.
3. 3Đối chiếu thu và nộp theo ngày, chênh lệch phải có lý do.

Khi các bước này nằm trên phần mềm DMS, kế toán không phải chờ nhân viên mang chứng từ giấy về mới biết tiền đã thu tới đâu.