Quản lý tuyến bán hàng

Một tuyến gồm ba thông tin: danh sách điểm bán, người phụ trách, và lịch ghé theo thứ trong tuần. Ví dụ nhân viên A đi tuyến thứ Năm ở quận 7 với 18 điểm bán.

Mục đích không phải để kiểm soát nhân viên, mà để mỗi điểm bán có tần suất chăm sóc ổn định. Điểm bán được ghé đều thì hàng không đứt, trưng bày không bị đối thủ chiếm chỗ, và chủ tiệm nhớ mặt nhân viên.

1. 1Gom theo địa lý trước. Điểm bán gần nhau vào cùng ngày để giảm thời gian di chuyển.
2. 2Cân tải giữa các ngày. Đừng để thứ Hai 25 điểm còn thứ Sáu 8 điểm.
3. 3Tần suất theo hạng khách. Điểm doanh số lớn ghé mỗi tuần, điểm nhỏ hai tuần một lần.
4. 4Chừa dư địa. Giữ khoảng trống cho điểm bán mở mới và cho việc phát sinh.

Nhồi quá nhiều điểm vào một ngày là sai lầm phổ biến. Nhân viên sẽ ghé cho có, không bán được gì, và số liệu viếng thăm đẹp nhưng vô nghĩa.

Hai tuyến này phục vụ hai việc khác nhau và thường không trùng nhau:

Phần mềm gộp hai tuyến làm một sẽ không mô tả được thực tế khi đội giao hàng chạy theo cung đường khác đội bán hàng. Đây là một trong 9 tiêu chí chọn phần mềm DMS.

Viếng thăm chỉ có giá trị khi kiểm chứng được. Cơ chế thường dùng là check-in và check-out có tọa độ, so với tọa độ đã lưu của điểm bán.

• Sai số tọa độ — check-in cách điểm bán bao xa thì coi là hợp lệ.
• Thời lượng ở lại — ghé 30 giây thì khó có cuộc trao đổi thật.
• Có phát sinh gì không — đơn hàng, ảnh trưng bày, hoặc lý do không đặt hàng.

Ba dữ kiện này ghép lại mới thành bằng chứng. Chỉ đếm số lần check-in thì rất dễ đẹp số mà không có kết quả bán hàng.

Chồng lấn tuyến. Hai nhân viên cùng ghé một điểm bán, khách bị chào hai lần với hai mức giá. Cần hệ thống phát hiện điểm bán đang nằm trong nhiều tuyến để rà lại.

Bán trái tuyến. Nhân viên bán cho điểm ngoài tuyến mình. Cấm cứng thường phản tác dụng vì có lúc là cơ hội thật. Cách hợp lý hơn là đưa vào luồng duyệt: đơn trái tuyến vẫn ghi nhận nhưng phải có người phê duyệt, và được thống kê riêng.

Đổi nhân viên hoặc sáp nhập nhà phân phối giữa kỳ. Đây là lúc dữ liệu dễ đứt nhất. Hệ thống cần cho phép chuyển tuyến sang người mới mà vẫn giữ lịch sử viếng thăm và công nợ theo người cũ, để đối chiếu về sau.

Nhiều nơi muốn phần mềm tự đề xuất tuyến tối ưu. Việc đó chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu nền đạt ngưỡng. X-DMS đặt cổng chất lượng trước khi đưa ra bất kỳ đề xuất nào:

• Tỷ lệ điểm bán có tọa độ hợp lệ từ 90% trở lên.
• Tỷ lệ check-in có GPS hợp lệ từ 90% trở lên.
• Tỷ lệ check-out từ 80% trở lên.
• Tối thiểu 20 lượt viếng thăm trải trên 5 ngày trong vòng 30 ngày.

Chưa đạt ngưỡng thì hệ thống báo “chưa đủ chuẩn” thay vì đưa ra đề xuất dựa trên dữ liệu thiếu. Tối ưu tuyến trên dữ liệu bẩn chỉ tạo ra một cung đường đẹp trên bản đồ mà sai ngoài thực tế.