Chọn phần mềm DMS nên bắt đầu từ nghiệp vụ chứ không từ danh sách tính năng trên brochure. Chín tiêu chí dưới đây là những chỗ hay vỡ nhất sau khi ký hợp đồng: khuyến mãi nhiều tầng, tồn kho nhà phân phối, phân quyền theo cây quản lý và khả năng nối sang kế toán.
Chốt phạm vi trước khi xem demo
Demo nào cũng đẹp nếu người bán được tự chọn kịch bản. Trước khi gặp nhà cung cấp, hãy viết ra ba thứ:
- 1Mô hình kênh — bán thẳng cho điểm bán, hay qua nhà phân phối, hay cả hai.
- 2Quy mô — bao nhiêu nhân viên bán hàng, bao nhiêu nhà phân phối, bao nhiêu điểm bán.
- 3Ba nghiệp vụ khó nhất của riêng bạn — ví dụ khuyến mãi tích lũy theo quý, thu hồi vỏ hộp, hay chia chỉ tiêu xuống từng nhân viên.
Yêu cầu nhà cung cấp demo đúng ba nghiệp vụ khó đó, trên dữ liệu gần giống của bạn. Đây là bài kiểm tra hiệu quả nhất và tốn của bạn đúng 30 phút.
Nhóm nghiệp vụ — tiêu chí 1 đến 4
1. Đủ nghiệp vụ phân phối Việt Nam. Không phải CRM gắn thêm module bán hàng. Tối thiểu phải có: tuyến bán hàng, viếng thăm có GPS, đơn hàng tại điểm bán, tồn kho nhà phân phối, công nợ và hạn mức, trưng bày và POSM.
*Câu hỏi tự kiểm:* hệ thống có tách tuyến bán hàng và tuyến giao hàng thành hai lớp riêng không? Nhiều phần mềm gộp làm một, tới lúc đội giao hàng chạy khác đội bán hàng thì không mô tả được.
2. App sale dùng được ngoài đường. Nhân viên đứng trước cửa tiệm, một tay cầm điện thoại. Nếu lên một đơn mất hơn một phút thì họ sẽ ghi giấy rồi tối về nhập lại — và dữ liệu thời gian thực coi như mất.
*Câu hỏi tự kiểm:* cho một nhân viên thật thao tác thử ngay trong buổi demo, đừng để người bán hàng bấm hộ.
3. Khuyến mãi nhiều tầng và tự áp. Đây là chỗ vỡ phổ biến nhất. Chương trình theo sản lượng, theo hạng khách, theo nhóm sản phẩm, cộng thêm khuyến mãi tích lũy theo quý — nếu phần mềm không áp tự động thì nhân viên vẫn phải tính tay và vẫn sai.
*Câu hỏi tự kiểm:* một đơn hàng dính đồng thời hai chương trình thì hệ thống xử lý thế nào? Có màn hình nào cho phép đăng ký, phân bổ ngân sách và duyệt chi trả khuyến mãi tích lũy không?
4. Tồn kho nhà phân phối, không chỉ số đã xuất bán. Biết mình đã giao bao nhiêu là chưa đủ. Cần biết nhà phân phối còn bao nhiêu, mã nào sắp hết, mã nào cận date. Xem thêm sell-in và sell-out.
Nhóm dữ liệu và vận hành — tiêu chí 5 đến 7
5. Phân quyền theo cây quản lý thật. Giám sát chỉ được thấy số của team mình, quản lý vùng thấy vùng mình, văn phòng tổng thấy chi nhánh được cấp. Phân quyền phải cắt ở tầng dữ liệu, không phải ẩn nút trên giao diện.
*Câu hỏi tự kiểm:* đăng nhập bằng tài khoản cấp thấp ngay trong demo và thử mở một báo cáo toàn công ty.
6. Báo cáo dựng sẵn cộng khả năng tùy chỉnh. Bộ báo cáo có sẵn quyết định bạn dùng được ngay hay phải chờ đặt hàng làm thêm. Nên hỏi cụ thể có bao nhiêu báo cáo, chia thành những bộ nào.
*Câu hỏi tự kiểm:* có sẵn báo cáo viếng thăm, lộ trình nhân viên, độ phủ và nhập–xuất–tồn chưa? Ba báo cáo đầu là thứ giám sát dùng hằng ngày.
7. Open API hai chiều. Dữ liệu bán hàng phải chảy tiếp sang ERP, phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và đối tác giao vận. Không có API thì kế toán sẽ nhập lại bằng tay — sai sót và tốn người.
*Câu hỏi tự kiểm:* API có sẵn cho khách hàng, sản phẩm, viếng thăm và đơn hàng chưa, hay phải mua thêm mô-đun tích hợp?
Nhóm chi phí và rủi ro — tiêu chí 8 và 9
8. Mô hình chi phí rõ ràng. Thuê bao theo tài khoản hay mua đứt kèm phí bảo trì? Nâng cấp phiên bản có tính phí không? Chi tiết ở bài chi phí phần mềm DMS.
9. Năng lực triển khai và hỗ trợ. Phần mềm tốt mà triển khai hỏng thì vẫn thất bại. Hỏi ai làm việc trực tiếp với bạn, thời gian phản hồi khi có sự cố, và ai chịu trách nhiệm chuẩn hóa dữ liệu danh mục ban đầu.
Dữ liệu bẩn là nguyên nhân số một khiến dự án DMS chậm. Danh mục sản phẩm trùng lặp, điểm bán không có tọa độ, tuyến chưa chuẩn — dọn được phần này thì phân nửa dự án đã xong.
Bốn dấu hiệu nên cẩn thận
- Demo chỉ chiếu slide và video, không cho thao tác trên hệ thống thật.
- Mọi câu hỏi nghiệp vụ khó đều được trả lời bằng “cái đó tùy chỉnh được” mà không cho xem màn hình.
- Không nói rõ dữ liệu của bạn được lưu ở đâu và lấy ra bằng cách nào khi ngừng hợp tác.
- Cam kết con số hiệu quả cụ thể — ví dụ tăng doanh số bao nhiêu phần trăm — mà không nêu được cơ sở.
Sau khi chọn xong
- 1Chạy thử một chi nhánh hoặc một vùng trước, đừng bung toàn quốc ngay.
- 2Chốt danh sách báo cáo mà ban giám đốc sẽ đọc hằng tuần, trước khi đào tạo.
- 3Đặt mốc nghiệm thu bằng dữ liệu: tỷ lệ viếng thăm có GPS hợp lệ, tỷ lệ đơn tạo trên app, độ lệch tồn kho khi kiểm kho.
Ba mốc này đo được ngay trong tháng đầu và cho biết đội ngũ có thực sự dùng hệ thống hay không.
Câu hỏi thường gặp
- Nên chọn phần mềm DMS trong nước hay nước ngoài?
- Yếu tố quyết định là phần mềm có mô tả đúng nghiệp vụ phân phối Việt Nam hay không: khuyến mãi nhiều tầng, tuyến bán tách tuyến giao, công nợ theo hạn mức, hóa đơn điện tử. Nguồn gốc nhà cung cấp ít quan trọng hơn độ khớp nghiệp vụ và năng lực hỗ trợ tại chỗ.
- Bao nhiêu nhân viên bán hàng thì nên dùng DMS?
- Thường từ khoảng 10 nhân viên đi thị trường trở lên, hoặc khi đã có nhà phân phối mà không nắm được tồn kho của họ. Dưới ngưỡng đó, chi phí quản lý bằng công cụ đơn giản vẫn chấp nhận được.
- Triển khai mất bao lâu?
- Phụ thuộc chủ yếu vào độ sạch của dữ liệu danh mục và tuyến. Doanh nghiệp vừa thường lên được nhóm tuyến, đơn hàng và tồn kho trong vài tuần, rồi mở dần các nghiệp vụ còn lại.
Đọc tiếp
Thư viện